Comunicação dupla: já pediram para você mandar um e-mail repetindo tudo o que acabou de falar por telefone? Por que isso acontece e como evitar: esse é o tema de hoje!

Comunicação produtiva

A cena é bem comum para muita gente: você passa todas as informações detalhadamente, explica o que deve ser feito com todo cuidado – acreditando que a pessoa está entendendo e anotando tudinho – mas, no final da ligação, quando falta apenas um “até logo”, vem a frase:

“Você poderia me mandar tudo isso por e-mail o quanto antes?”

Como assim “o quanto antes” se eu acabei de falar tudo? Tem como ser “mais antes” do que o aquilo que já aconteceu?

Quando passamos por essa situação queremos culpar a pessoa do outro lado por mil motivos:

  • Não ter prestado atenção
  • Não ter anotado nada
  • Nos fazer perder tempo
  • Dar a impressão de que nos fez de bobas

Parece que não podemos fazer nada diante dessa perda de tempo, não é mesmo? Porém, aprendi que dá para minimizar essa duplicidade de comunicação e transformá-la em tempo produtivo. E é até bem simples!

Comunicação produtiva

Quando preciso passar informações que precisam de anotação, como dias e horários, endereço, nome de pessoas etc., faço isso sempre por e-mail. Aprendi que não adianta esperar que a pessoa tenha o bom senso de anotar, então, para não perder o meu tempo, já mando por escrito.

Se essas informações são urgentes (o que nos faz pensar que devemos ligar para informar de uma vez), mando o e-mail do mesmo jeito e envio um WhatsApp ou ligo para pedir que a pessoa verifique.

Mas o contrário também acontece: você manda um e-mail todo detalhado e aí a criatura não lê e te liga! Oh, céus…! rs….rs…

Quando acontece comigo, peço que a pessoa leia primeiro e me retorne se tiver alguma dúvida. Costuma funcionar, mas ainda assim, tem gente que quer porque quer que eu fale tudo o que escrevi.

Se eu tenho tempo, até faço isso, mas se não tenho, simplesmente digo que não posso repetir. É um princípio que eu uso em respeito ao meu tempo e que pode funcionar para você:

“Eu defino as minhas regras, porque quando não faço isso, alguém faz por mim.”

Fazer tudo da maneira como as pessoas querem, antes de mais nada, vai te deixar maluca. E, em segundo lugar, vai fazer você perder um tempo tremendo. Então, não tenha medo de definir suas regras e deixá-las claras para as pessoas.

A sua produtividade depende de você, então não vai adiantar dizer que está atrasada porque Fulana te atrapalhou. Não vai colar!

Amanhã fecharemos a Semana da Produtividade com um post mais que especial!

Para não perder…

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Nos vemos!

Jornalista especialista em finanças, autora do best-seller Bolsa Blindada, colunista do programa Mulheres, TV Gazeta e youtuber.

  • REALMENTE É A VERDADE, MAS ALGO DIFICIL DE SER FAZER! DIZER NÃO É TÃO CHATO. PATY COMO SER AUTENTICA INDEPENDENTE DA OPINIÃO DOS OUTROS???

  • Bom dia,
    Estudo bastante sobre produtividade e organização pessoal. E em tantos anos aperfeiçoando essa arte é a primeira vez que vejo algo relacionado a comunicação produtiva. Eu já tenho listas de assuntos a tratar com pessoas pontuais do meu dia-a-dia, mas nunca tinha pensado na perca de tempo e paz em ter que ficar repetindo a mesma informação.
    Assunto maravilhoso, parabéns.
    Beijos.

  • No caso da nossa empresa, precisamos solicitar que a pessoa envie por email tudo o que precisa pra não dar margem a ambiguidade ou falhas de comunicação….
    Então,quando a pessoa liga, eu já não deixo ela falar tudo por telefone. Interrompo gentilmente e solicito logo tudo por email.
    Ja tivemos muitos prejuizos por falha de comunicação.
    Gostaria de sugestões a respeito do assunto

    • Essa medida que vcs têm tomado é muito boa, pois um e-mail vale como comunicação oficial. Vcs estão no caminho certo! O que poderia ser feito para facilitar é que vcs enviem um e-mail contendo todas as informações que a pessoa precisa preencher, assim, vcs evitarão que faltem dados e que isso gere mais e-mails. Bjs

  • Ola Patrícia, trabalho com o público e realmente as pessoas têm uma enorme dificuldade em prestar atenção no que lhes é falado , já cansei de ver pessoas subindo ladeira, descendo ladeira (falo isso porque trabalho em uma parte alta da rua… rsrsrs ), eu digo traz isso, isso e isso resultado ela traz aquilo, aquilo e aquilo, as vezes nem o aquilo, vem de mão abanando … só tempo gasto à toa … Ajuda Senhor…

  • Dica muito objetiva, gostei e agradeço. Desta forma, “definir regras” fica também como uma forma de se organizar e valorizar nosso precioso tempo.Grande abraço.

  • Gostei muito Paty deste aprendizado, vou leva-lo para praticar nos meus compromissos. bjs..!

  • Bom dia Paty! Como trabalho em órgão público, a comunicação deve ser feita via email pois, “se não está escrito não pode ser provado”. Procuro ser mais objetiva que posso e ligo pra confirmar se a pessoa recebeu e visualizou o email, pois se trata de informação urgente (visto que muitas vezes solicito confirmação de recebimento e não me respondem).
    Amei o “Eu defino as minhas regras, porque quando não faço isso, alguém faz por mim.”, adotei isso pra mim há algum tempo e funciona.

    Obrigada por nos presentear todos os dias com seus conhecimentos. Beijos.

  • Patrícia, uma coisa que percebo é que as pessoas não gostam de ler… Sou artesã e tenho uma loja virtual. Quando coloco a descrição do produto, tento ser o mais objetiva possível, como por exemplo: de qual material é feita a peça, dicas de utilização, preço (especifico bem se é preço de peça ou conjunto), frete, prazo de produção e etc. É quase que regra… recebo uma mensagem perguntando, preço é da peça? Que dia pode me entregar? Acreditem… isso me toma muito tempo…

    • Eu acredito, Luciana. Acredito piamente (e tb sofro)! rs…rs…

  • “Eu defino as minhas regras, porque quando não faço isso, alguém faz por mim.” Preciso aprender isso. Rsrs

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