Como organizar sua rotina

Organizar a rotina é um fator crucial para a melhora da produtividade, por isso, é preciso desenvolver uma estratégia de organização e colocá-la em prática. Confira como fazer isso no post de hoje!

Como se organizar

A organização deve ser encarada como um processo prévio, ou seja, você não deve deixar para organizar as tarefas de hoje no dia de hoje.

No mínimo, essa organização deveria ter sido feita ontem, mas, melhor ainda, se fosse com um pouco mais de antecedência.

Para mim, a melhor forma de organizar meus compromissos é semanal e mensalmente, além da agenda diária.

Parece complicado, mas não é!

Para isso, alguns materiais simples me ajudam muito!

Organização mensal

Uso um calendário mensal permanente (com data a preencher) e marco compromissos como:

Reuniões, gravações, palestras, workshops e todos as coisas que tenho a fazer fora do escritório.

Fica bem fácil de visualizar, pois coloco em uma prancheta e deixo em pé na minha mesa do escritório.

Quando preciso marcar mais um compromisso é só bater o olho e já sei quais dias estão disponíveis sem ter de ficar folheando a agenda.

Esse material facilita bastante, pois conforme vão surgindo os compromissos, os meus meses já vão sendo preenchidos.

Abaixo segue o calendário mensal que você pode baixar clicando aqui e imprimir quantos quiser.

Organização semanal

Seria uma versão mais detalhada do mensal e pode ser feita em um planner ou na própria agenda.

No calendário mensal – onde o espaço é bem limitado e serve apenas para que eu visualize os dias tomados e os livre, – escrevo apenas o compromisso, por exemplo:

“14h, Reunião R7”, “9h, Treinamento Google”, “13h, TV Gazeta”.

No planner semanal eu detalho a informação:

“14h, Reunião no R7 com Maria Souza, Rua do Bosque, reservar estacionamento”.

Isso ajuda muito a organizar minha semana e agilizar as providências que tenho de tomar, como: preparar pauta, levar documentos, terminar a apresentação etc.

Organização diária

Muita gente me pergunta que modelo de agenda é o melhor e é claro que isso depende do perfil de cada um.

Mas eu uso qualquer uma que não seja muito grande e que tenha uma página para cada dia (de preferência com horários).

Nela, anoto todas as tarefas do dia com a máxima antecedência possível.

Essa atitude me salva de marcar muitas coisas para o mesmo dia e evita que eu prometa entregar um trabalho em um dia impossível simplesmente porque não sabia direito o que tinha a fazer.

Exemplo: se a minha semana já está cheia de afazeres, programo a nova tarefa para o próximo dia possível.

Se for algo urgente, remanejo e passo alguma atividade menos urgente para mais adiante.

E se não der para remanejar, vejo a possibilidade de trabalhar algumas horas a mais.

Isso acontece às vezes, mas não permito que seja sempre, caso contrário, eu nunca trabalhar dia e noite!

Apenas tente!

Eu sei que pode parecer perda de tempo ficar anotando as coisas de três formas, mas pode acreditar que não é!

Se você não tem muitos compromissos fora, talvez não precise usar o calendário mensal e possa ficar com o semanal e o diário, então fica a seu critério escolher o método.

Mas o importante é começar, tentar e forçar um pouquinho no início até pegar o jeito.

Depois a coisa fica automática e você vai ver o quanto economizou de tempo e quantas dores de cabeça evitou!

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