Ladrões de Tempo: E-mails – Parte 2

Aprenda em apenas 4 passos simples como gerenciar seus e-mails. Essas dicas mudarão o gerenciamento do seu tempo e irão melhorar a sua performance!

UnknownFiz um curso muito interessante na EduK com a Raquel Oliveira, que é expert em organização e faz parte da Sociedade Internacional de Melhoria em Performance (ISPI). Aliás, se você puder fazer esse curso, recomendo (para informações, clique aqui).

Uma das diversas coisas superinteressantes que a Raquel ensina é o gerenciamento do tempo com os e-mails. Posso dizer que funciona, pois eu já fazia os 4 passos que ela cita e isso me economiza um bom tempo. Nada melhor que dar ouvidos a uma expert! 🙂 Vamos a eles:

 

Passo 1) Triagem – veja se o e-mail é algo que realmente interessa. Caso não seja, delete na hora. Não deixe e-mails inúteis na caixa de entrada, pois você vai perder tempo tornando a abri-los. Há estudos que dizem que podemos ler até 7 vezes o mesmo e-mail, pura perda de tempo!

Passo 2) E-mails curtos –  não escreva e-mails longo, do tipo que a pessoa tenha que baixar a página para continuar a leitura (fazer page down). Se tiver que mandar algo grande, prefira fazer um anexo e use o corpo do e-mail para um resumo do assunto.

Passo 3)  Respostas – se você percebe que não dá para responder usando menos de 140 caracteres, prefira telefonar. Assim você não perde tempo escrevendo e a pessoa também não perde tempo lendo. Aliás, é provável que, ao ver um e-mail longo, a pessoa nem leia e telefone para você explicar!

Passo 4) Tome uma decisão – não feche um e-mail e o abandone na caixa de entrada sem tomar uma decisão a respeito dele (assim você evita a releitura). Escolha entre essas 5 atitudes:

  1. Arquivar – se irá precisar consultar um e-mail futuramente, arquive, mas não deixe na caixa de entrada. Há mecanismos de busca para encontrá-lo quando você precisar.
  2. Deletar – é inútil? Delete!
  3. Responder – quanto antes você responder, melhor. Além de demonstrar eficiência, você evita que a pessoa mande outro e-mail ou telefone cobrando a resposta. Costumo responder mesmo ainda não tendo uma resposta definitiva. Mando sempre um “estou verificando e respondo em seguida”, assim a pessoa tem certeza de que recebi e fica no aguardo da resposta final sem cobranças.
  4. Marcar um compromisso – se o assunto requer uma reunião, proponha algumas datas e horários e copie os interessados, assim você resolve a questão rapidamente sem aquele vaivém de e-mails.
  5. Criar uma tarefa – se você não pode resolver na hora, anote na agenda como uma tarefa. Se puder colocar um prazo, melhor ainda.

Coloque esses passos em prática e os compartilhe com seus amigos, clientes e colegas de trabalho. Assim, todos teremos um melhor aproveitamento do nosso tempo.

 

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Nos vemos!

Jornalista com atuação no Brasil, Inglaterra, Argentina e Israel. Autora do best seller Bolsa Blindada e palestrante na Universidade de Harvard.

  • Roberta Miranda diz:

    Gostei das dicas, vou procurar me organizar melhor.

  • Cidalia -Tunisia( Africa do Norte) diz:

    Boa tarde Patty,
    Muito interessante este post.Na minha empresa fomos ensinados a seguir estes passos e para nós faz parte do quotidien .
    Trabalha-mos diáriamente com quase metade do planeta e o normal logo de manhã é de responder aos emails dos paises que estão em fuso horário superior afim que nossos Clientes e colegas de outros continentes nunca sejam prejudicados com falta de resposta no mesmo dia.
    Muitissimo bom seguir estes passos indicados hoje
    Passe um dia delicioso!!

    • Patrícia Lages diz:

      Empresas que prezam pelo nome que estampam na porta investem em instruir os funcionários. Vcs estão de parabéns! 😀

  • Alessandra de Moura Cadamuro diz:

    Oi Patrícia, ótimas dicas. Já há algum tempo percebi como minha caixa de mensagens roubava o meu tempo. Como você trabalho diariamente com o computador, sou economista e assessora de uma entidade de trabalhadores, portanto é praticamente impossível ficar longe do computador e dos e-mails. Mas procurei definir um horário para fazer a triagem e leitura das mensagens, que classifico por tags (cada cor uma tarefa – esse recurso tem no thunderbird) o que me ajuda depois a reunir as mensagens relacionadas na hora de executá-las. Também separei meus correios – computador e-mails de trabalho; celular e tablet emails particulares. Isso me ajudou a otimizar o tempo.

    Beijinhos e obrigada pela sua dedicação,

    • Patrícia Lages diz:

      😀

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