Ladrões de Tempo: E-mails – Parte 2

20/01/2015

Ladrões de Tempo: E-mails – Parte 2

Aprenda em apenas 4 passos simples como gerenciar seus e-mails. Essas dicas mudarão o gerenciamento do seu tempo e irão melhorar a…

Aprenda em apenas 4 passos simples como gerenciar seus e-mails. Essas dicas mudarão o gerenciamento do seu tempo e irão melhorar a sua performance!

UnknownFiz um curso muito interessante na EduK com a Raquel Oliveira, que é expert em organização e faz parte da Sociedade Internacional de Melhoria em Performance (ISPI). Aliás, se você puder fazer esse curso, recomendo (para informações, clique aqui).

Uma das diversas coisas superinteressantes que a Raquel ensina é o gerenciamento do tempo com os e-mails. Posso dizer que funciona, pois eu já fazia os 4 passos que ela cita e isso me economiza um bom tempo. Nada melhor que dar ouvidos a uma expert! 🙂 Vamos a eles:

 

Passo 1) Triagem – veja se o e-mail é algo que realmente interessa. Caso não seja, delete na hora. Não deixe e-mails inúteis na caixa de entrada, pois você vai perder tempo tornando a abri-los. Há estudos que dizem que podemos ler até 7 vezes o mesmo e-mail, pura perda de tempo!

Passo 2) E-mails curtos –  não escreva e-mails longo, do tipo que a pessoa tenha que baixar a página para continuar a leitura (fazer page down). Se tiver que mandar algo grande, prefira fazer um anexo e use o corpo do e-mail para um resumo do assunto.

Passo 3)  Respostas – se você percebe que não dá para responder usando menos de 140 caracteres, prefira telefonar. Assim você não perde tempo escrevendo e a pessoa também não perde tempo lendo. Aliás, é provável que, ao ver um e-mail longo, a pessoa nem leia e telefone para você explicar!

Passo 4) Tome uma decisão – não feche um e-mail e o abandone na caixa de entrada sem tomar uma decisão a respeito dele (assim você evita a releitura). Escolha entre essas 5 atitudes:

  1. Arquivar – se irá precisar consultar um e-mail futuramente, arquive, mas não deixe na caixa de entrada. Há mecanismos de busca para encontrá-lo quando você precisar.
  2. Deletar – é inútil? Delete!
  3. Responder – quanto antes você responder, melhor. Além de demonstrar eficiência, você evita que a pessoa mande outro e-mail ou telefone cobrando a resposta. Costumo responder mesmo ainda não tendo uma resposta definitiva. Mando sempre um “estou verificando e respondo em seguida”, assim a pessoa tem certeza de que recebi e fica no aguardo da resposta final sem cobranças.
  4. Marcar um compromisso – se o assunto requer uma reunião, proponha algumas datas e horários e copie os interessados, assim você resolve a questão rapidamente sem aquele vaivém de e-mails.
  5. Criar uma tarefa – se você não pode resolver na hora, anote na agenda como uma tarefa. Se puder colocar um prazo, melhor ainda.

Coloque esses passos em prática e os compartilhe com seus amigos, clientes e colegas de trabalho. Assim, todos teremos um melhor aproveitamento do nosso tempo.

 

Screen Shot 2015-01-13 at 22.07.15Não esqueça de fazer o seu pedido do livro Bolsa Blindada no catálogo da Avon (campanha 3). Screen Shot 2015-01-13 at 22.08.27

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Nos vemos!

5 comentários

    Gostei das dicas, vou procurar me organizar melhor.

    Boa tarde Patty,
    Muito interessante este post.Na minha empresa fomos ensinados a seguir estes passos e para nós faz parte do quotidien .
    Trabalha-mos diáriamente com quase metade do planeta e o normal logo de manhã é de responder aos emails dos paises que estão em fuso horário superior afim que nossos Clientes e colegas de outros continentes nunca sejam prejudicados com falta de resposta no mesmo dia.
    Muitissimo bom seguir estes passos indicados hoje
    Passe um dia delicioso!!

      Empresas que prezam pelo nome que estampam na porta investem em instruir os funcionários. Vcs estão de parabéns! 😀

    Oi Patrícia, ótimas dicas. Já há algum tempo percebi como minha caixa de mensagens roubava o meu tempo. Como você trabalho diariamente com o computador, sou economista e assessora de uma entidade de trabalhadores, portanto é praticamente impossível ficar longe do computador e dos e-mails. Mas procurei definir um horário para fazer a triagem e leitura das mensagens, que classifico por tags (cada cor uma tarefa – esse recurso tem no thunderbird) o que me ajuda depois a reunir as mensagens relacionadas na hora de executá-las. Também separei meus correios – computador e-mails de trabalho; celular e tablet emails particulares. Isso me ajudou a otimizar o tempo.

    Beijinhos e obrigada pela sua dedicação,

      😀

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